فرق العمل

فرق العمل

 أولا  . مفاتيح نجاح فرق العمل :

1 . اعتبار الأهداف الشخصية وأهداف الفريق على الدرجة نفسها من الأهمية، مع مراعاة عدم تداخل الأهداف الشخصية مع أهداف الفريق .

2 . تفهم أعضاء الفريق لأهدافه والتزامه بهخا .

3 . العمل في جو مريح وغير رسمي وإشعار الجميع أن المنافسة الفردية غير مقبولة .

4 . تشجيع الاتصالات التلقائية والمشاركة ،  وقبول الآراء المتباينة .

5 . سيادة الاحترام والتعاون والبناء على أفكار الآخرين والتوصل إلى حلول يفوز بها الجميع .

6 . إحلال الثقة مكان الخوف مما يؤدي إلى تقبل المخاطرة والتعبير عن المشاعر دون حرج .

7 . اعتبار الاختلاف في الرأي من العلامات الصحية بهدف الوصول لأفكار جديدة والبحث الدائم عن أرضية مشتركة .

8 . تحسين الأداء باستمرار ومراجعة النتائج  والميل للتجريب .

9 . تبادل القيادة بين الأعضاء مع عدم السماح بهيمنة أي عضو .

10 . اتخاذ القرارات بالأغلبية وتأييد من الجميع .

ثانيا : أسباب فشل فرق العمل :

1 . عدم توافق هيكل الفريق مع هيكل المنظمة .

2 . تخلي الإدارة اتلعليا عن دعم الفريق .

3 . التركيز على العمل وإهمال العلاقات بين الأعضاء .

4 . عدم انضباط الأعضاء وتهربهم من تحمل مسؤولية ما يقومون به .

5 . زيادة حجم الفريق وعدم تنظيم العلاقات بين الأعضاء .

6 . عدم فهم لمراحل تطور الفريق .

7 . ضعف القيادة الداخلية أو الخارجية .

8 . فشل المنظمة في استغلال جهود الفريق .

9 . عدم تلقي الأعضاء القدر الكافي من التدريب .

ثالثا : تنظيم الاجتماعات :

       تبدأ الاجتماعات بعد الانتهاء من تشكيل الفريق . ويفتقر معظم أعضاء الفرق لخبرة إدارة الاجتماعات والمناقشة واتخاذ القرارات في مجموعات . ولذا فإن هيكل الاجتماع وتنظيمه بصورة واضحة واستخدام هذا الهيكل يساعد على نجاح الاجتماعات وتقليل الوقت المستغرق في الإعداد لها . وعموما ينصح بعدم زيادة مدة أي اجتماع عن ساعتين.

هناك خمس خطوات لتحديد جدول الأعمال :

1 . طلب أفكار الأعضاء لضمها لجدول الأعمال .

2 . مراجعة الأعمال المتفق عليها في جلسات سابقة .

3 . تحديد الأولويات ووضعها في تسلسل منطقي .

4 . إرسال جدول الأعمال لجميع الأعضاء قبل الجلسة .

5 . توفير نسخ زائدة من جدول الأعمال .

مظاهر وجود مشكلات في اجتماع الفريق :

1 . بدء الاجتماعات في وقت متأخر عن موعده.

2 . عدم تحديد أهداف للاجتماع قبل الجلسة .

3 . غياب جدول الأعمال .

4 . عدم استعداد المنسق .

5 . محاولة بعض الأعضاء الهيمنة على الاجتماع واحتكار الحديث والمناقشة .

6 . اقتصار الاجتماع على تبادل المعلومات وحل المشكلات .

7 . مقاطعة الأعضاء بعضهم لبعض على الدوام .

8 . كثرة المناقشات الجانبية بعد انتهاء الاجتماع .

9 . عدم الوصول إلى نتائج ، وغياب المتابعة ، وتشتت مسؤوليات الأعضاء .

مكان الاجتماع وطريقة الجلوس :

       يؤثر مكان الاجتماع وطريقة الجلوس والإضاءة والتهوية والضوضاء وعدم وجود أدوات للكتابة في فعالية الفريق . كما أن جلوس الأعضاء بطريقة تسهل الاتصال البصري ويساعد على حل المشكلات بطريقة أكثر فعالية . وعلى هذا يجب أن تنظم طريقة الجلوس بحيث تساعد على زيادة المشاركة ، ومن الأشكال المناسبة للجلوس شكل الدائرة أو المربع وحدوة الحصان .